Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Hier volgt onze Privacyverklaring volgens de
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

 
Studio Henk van Kooten is de verantwoordelijke voor de opslag en verwerking van de door u aan ons verstrekte persoonlijke gegevens.

Ons: Henk en Christina van Kooten

Klant: Opdrachtgever particulier, Opdrachtgever zakelijk

Alle onder de AVG vallende gegevens die bij ons van toepassing zijn:

– naam, straat, huisnummer, postcode, woonplaats, telefoonnummer(s)

– email

– fotowerken in digitale en/of gedrukte vorm

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel. Wij raden je aan deze verklaring zorgvuldig te lezen.

Bij onze verwerking houden wij ons aan de eisen die de privacywet stelt. Dat betekent onder andere dat wij:

– duidelijk vermelden voor welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken. Dat doen wij via deze privacyverklaring;
– proberen onze verzameling van persoonsgegevens te beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor de vastgestelde doeleinden
– u eerst vragen om uitdrukkelijke toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken in gevallen waarin uw toestemming is vereist;
– passende beveiligingsmaatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken;
– uw recht respecteren om uw persoonsgegevens op uw aanvraag ter inzage te bieden, te corrigeren of te verwijderen

U kunt contact met ons opnemen als u vragen heeft over uw persoonsgegevens.
Telefonisch: 024-3243950 of per email: info@henkvankooten.com

Alle door u aan ons verstrekte gegevens zijn uitsluitend bestemd voor intern gebruik en zullen dus door ons NOOIT aan derden verstrekt of verkocht worden.

Volledige toegang tot uw gegevens is uitsluitend aan:

Henk van Kooten, Christina van Kooten

Gedeeltelijke toegang hebben:

Accountant, RAS Accountancy

Boekhoud-programma Informer

Gedeeltelijke toegang voor toegestuurde verwerking van uw beeld, digitaal of gedrukt, hebben (indien van toepassing met de gegeven opdracht):

Bootsma Technologies (verwerken van beelden tbv presentatie)

ReArt (druk van beelden tbv presentatie)

Koylab (druk van albums, boeken)

Eventuele toekomstige nieuwe verwerkers van ons beeld

Met alle partijen waarmee wij werken is een duidelijke verklaring in een verwerkers-overeenkomst om uw gegevens optimaal te beschermen en aan geen enkele ander partij deze gegevens verder te mogen doorgeven. Verwerkers hebben meestal alleen met beeld/fotowerk te maken en niet met naam adres of mail gegevens van u.

De doeleinden voor de opslag van uw persoonlijke gegevens zijn:

– Het uit kunnen voeren van door u gegeven opdrachten.

– Het later in contact met u kunnen treden m.b.t. door u gegeven opdrachten.

– Het compleet maken van ons foto archief.

– Het kunnen toezenden van onze nieuwsbrief, indien u zich daarvoor hebt aangemeld.

– Het verwerken van uw gegevens tbv facturering en boekhouding.

Welke gegevens slaan wij van u op: 

Alle onder de AVG vallende gegevens die bij ons van toepassing zijn:

– naam, straat, huisnummer, postcode, woonplaats, telefoonnummer(s)

– email 

– fotowerken in digitale en/of gedrukte vorm

Wanneer worden/zijn uw gegevens bij ons in gebruik?

Bij het geven van opdrachten in de meest ruime zin van het woord zoals o.a.:
– Het uitvoeren van inlijst opdrachten
– Het digitaal bewerken van analoge of digitale beelden uit uw bezit.
– Het afdrukken van uw prive foto’s
Bij het door ons maken van foto’s
-Het maken van portretfoto’s
-Het maken van bedrijfsreportages
-Het maken van schoolfoto’s 
-De datum van de opnamen
– Een door u getekende toestemmingsverklaring,indien nodig, voor publicatie van de foto’s (portretrecht en omschrijving gebruik)

 

Nieuwsbrief registratie en MailChimp

Gegevens die u verstrekt via het contactformulier tav aanmelding voor het ontvangen van onze nieuwsbrief via onze website (dmv aanvinken in contactformulier) worden beheert door Mailchimp. Dit betreft uitsluitend uw email !!!
Wij hebben van MailChimp de verklaring dat ze volledig voldoen aan de door de EU gestelde AVG norm. Kijk voor de privacy verklaring op https://mailchimp.com/legal/privacy/
De nieuwsbrief-module loopt dus via en met MailChimp.

Contactformulier

Alle gegevens die u via het contactformulier van onze website inzend worden uitsluitend voor het contacten (bij vragen of informatieverzoek) gebruikt.  
Hiervoor wordt beperkt info gevraagd: voornaam, achternaam en email
De bewaartermijn van deze gegevens is beperkt, en zal alleen zolang als nodig zijn om uw opdracht volledig uit te kunnen voeren.

Het ‘gegevens-proces’

Een kort overzicht van het gegevens proces, een woord dat we gebruiken voor het traject dat gaat lopen vanaf het moment dat u een afspraak met ons maakt.

Afspraak telefonisch en/of per email vastgelegd (naam, telefoonnummer en email zijn dan bij ons genoteerd in het mail programma, en in de digitale agenda)

Er wordt in onze email programma een map aangemaakt met al onze communicatie, informatie en afspraken

Het fotograferen wordt in de studio of op locatie gedaan, en de digitale bestanden blijven in toezicht en onder optimale omstandigheden bewaard, voor onbepaalde tijd, tenzij anders afgesproken.

Uw achternaam/bedrijfsnaam wordt gekoppeld aan een nummer, evenals ieder afzonderlijk gemaakte beeld. Dit wordt vervolgens de naam van uw ‘map’ met bestanden.

Bestanden/mappen worden op een server en op een off-line harde schijf bewaard op twee verschillende locaties, mede ook op de werkcomputer tijdens de verwerking van uw beelden (verwerking en archivering)

Bij het verstrekken van de opdracht, tijden een viewing of via een pdf beoordeling per mail, worden alle gegevens vastgelegd, zoals in deze avg-verklaring staat. Hieruit kan dan de opdrachtbevestiging volgen.

Bij het ophalen en/of afleveren (per email, download van onze eigen server) van uw beeld c.q. beelden, kunt u ervoor kiezen om het mailcontact te verwijderen, indien deze niet meer relevant, voor verder levering en gemaakte afspraken, mocht zijn.

Wanneer worden uw gegevens langer of zelfs altijd bewaard ?

– Opdrachten tot fotografie/beeldbewerking/afwerking/lijstwerk. Dit om bij eventuele problemen met de door ons geleverde producten of diensten terug te kunnen zien wat exact afgesproken is.      Deze worden tevens zoveel als mogelijk op onze facturen omschreven. Het formulier, geschreven opdrachtbevestiging, wordt na levering vernietigd.
– Gegevens die gebruikt worden voor onze nieuwsbrief blijven bewaard totdat u zichzelf afmeld of een verzoek tot verwijdering ingediend heeft.
– Alle vakfotografie (portretten, schoolfoto’s, bedrijfsfotografie, huwelijksreportages enz.) blijven onbeperkt bewaard evenals alle bijbehorende gegevens zoals naam adres enz. Dit om het                      auteursrecht van ons als fotograaf te beschermen en ons archief compleet te houden. Dit geld ook voor alle foto’s die in opdracht gemaakt zijn.
– Alle gegevens die wij voor de belastingdienst moeten bewaren blijven minimaal zeven jaar bewaard (zie accountant en boekhoudprogramma)

Gegevenstransport

Wanneer beeld aan u gestuurd moet worden, bijv als bedrijf, tbv drukwerk of online gebruik in social media, gaat dat uitsluitend via onze eigen server. Uw data worden dus niet via andere kanalen gestuurd. Hiervoor worden éénmalig te gebruiken download-links aangeboden. Uw privacy-gegevens worden in dit transport zoveel mogelijk beperkt tot uw serie- en beeldnummer, zijnde het opdrachtnummer, voor evt uit te besteden werk.

Gebruik voor onze eigen website, publicaties en/of social media

Al het werk dat: of op onze website staat, of in een expositie, of in een publicatie, of in een boek, of in een social media……. moet vooraf met uw toestemmimg en/of met toestemming van alle personen die herkenbaar zijn afgebeeld.
In dit geval betreft het dus beeld. Er worden geen persoonlijke gegevens aan toegevoegd zonder dat u dat wenst.
Hiervoor gebruiken wij een formulier ‘Het Portretrecht’. Dit formulier bied ruimte aan alle uitzonderingen die daarin vermeld kunnen worden.
Zonder uw toestemming wordt geen enkel beeld openbaar gemaakt. Ook is reeds gegeven toestemming herroepbaar, mits dat nog mogelijk is.

Wat moet u nog meer weten en nog eens duidelijk vermeld ?

U heeft het recht op inzage in de door ons van u opgeslagen gegevens. Hiertoe dient u telefonisch of per email een afspraak te maken. U kunt dan al uw gegevens bij ons in het bedrijf inzien. Wij sturen u de gegevens niet toe wegens veiligheidsrisico’s van lekken van deze gegevens. Hiervoor moet een afspraak worden gemaakt !
U heeft recht op wijziging van deze gegevens als deze incorrect in ons systeem staan.
U heeft recht op verwijdering van de door ons opgeslagen gegevens van u, indien dat onze studio niet strijdig laat handelen voor de eerder genoemde redenen ter bewaring. 

Voor onze nieuwsbrief kunt u zich afmelden via de link in onze nieuwsbrief.

Alle persoonsgegevens die niet noodzakelijk zijn voor ons foto archief kunt u door ons laten verwijderen. Hiertoe dient u een schriftelijk verzoek in per post of per email. Dit verzoek is pas rechtsgeldig na bevestiging van ontvangst door ons van dit verzoek.

Alle door ons vervaardigde foto’s zullen nooit door ons vernietigd worden op grond van de auteurswet waarbij een uniek werk een onvervreemdbaar recht van de maker, Henk van Kooten, is. Hiervoor geld de AVG niet.
Wel zullen wij uitsluitend die beelden publiceren waarvoor door u schriftelijk toestemming is verleend via de toestemmingsverklaring of een email.
De overdracht van de door ons opgeslagen gegevens aan u gebeurd uitsluitend op schriftelijk verzoek of email. Het verzoek hiervan is pas rechtsgeldig na bevestiging van ontvangst hiervan door ons. Wij zullen dan binnen een maand uw gegevens aan u overdragen of aan de door u aangewezen instelling of instantie. Op een wijze die voor u en ons passend is. 
Digitale bestanden of negatieven van foto’s zullen nooit aan u worden overgedragen op grond van de auteurswet. Wel kunnen ze een gebruiksrecht krijgen die nader wordt omschreven bij de betreffende opdracht (bijna altijd betreft dit de zakelijke markt).
U bent verplicht om uw persoonsgegevens aan ons te verstrekken bij het geven van een opdracht voor een dienst of product binnen ons bedrijf wat niet per direct geleverd of uitgevoerd kan worden.
Mocht u uw persoonsgegevens niet aan ons willen verstrekken behouden wij ons het recht voor eventuele opdrachten niet te aanvaarden en kunnen wij afzien van de uitvoering van deze opdrachten. 
Mocht u klachten hebben over onze opslag van uw persoonsgegevens en hier op geen enkele wijze met ons uit kunnen komen, kunt u hiervoor nog terecht bij de autoriteit persoonsgegevens.
Op al onze overeenkomsten is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

Nijmegen/Wijchen, 23 mei 2018